Kalkulator krajowej podróży służbowej

Podróż służbowa krajowa rozumiana jest jako wyjazd pracownika w miejsce, które znajduje się poza obszarem wykonywania jego pracy lub poza miejscowość, w której mieści się siedziba zatrudniającej go firmy. Wszystko to w celu realizacji zadań powierzonych przez pracodawcę. Wtedy pracownik najczęściej otrzymuje pisemne polecenie wyjazdu. W przypadku osób opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia oraz kobiet w ciąży istnieje możliwość odmowy wyjazdu – oznacza to, że taka podróż nie jest wtedy obowiązkowa.

Czas podróży służbowej liczy się od momentu rozpoczęcia Twojej podróży. Wlicza się w to czas, który pracownik potrzebuje na dotarcie do miejsca, w którym należy wykonać zadanie, a także czas niezbędny na powrót. Oczywiście uwzględnia się również czas wykonywania powierzonego przez pracodawcę zadania. Niekiedy jednak taki wyjazd wiąże się z pracą w godzinach nadliczbowych. Wówczas pracodawca jest zobowiązany do rekompensaty - w formie dodatku do wynagrodzenia lub udzielając czasu wolnego w innym dniu z danego okresu rozliczeniowego.

Do kosztów podróży służbowej można zaliczyć wszelkie wydatki związane z przejazdami własnym samochodem, pociągiem lub autobusem w tym na przykład koszty paliwa, opłat na autostradzie, bilety przyjazdu. A także masz prawo do rozliczenia kosztów noclegu oraz innych udokumentowanych wydatków uznanych za niezbędne. Za poniesione koszty związane z wyżywieniem przysługuje też dieta w zależności od godzin spędzonych w podróży.

Dodatkowo pracownik może domagać się także zwrotu dodatkowych kosztów, jeśli okazały się one niezbędne w trakcie wyjazdu i da się to udokumentować np. płatne miejsce parkingowe, dokupienie bagażu. Należy jednak pamiętać, że wszelkie koszty trzeba odpowiednio udokumentować.

Zwrotem kosztów nie są objęte nieuzasadnione wydatki, które poniósł pracownik podczas podróży służbowej. Pracodawca zwraca wyłącznie koszty bezpośrednio związane z powierzonymi pracownikowi obowiązkami, realizowanymi poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Najczęściej trudno jednoznacznie określić, które inne niezbędne wydatki faktycznie się do nich zaliczają. Bezpośrednio decyduje o tym pracodawca.

Należność z tytułu krajowej podróży służbowej oblicza się, sumując poniesione wydatki oraz wysokość przysługującej diety. Pełna dieta w kwocie 45 zł przysługuje w przypadku podróży trwającej powyżej 12 godzin. Jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin, wysokość diety wynosi 22,5 zł. Ponadto dieta nie przysługuje przy podróży krótszej niż 8 godzin. Dodatkowo do należności należy wliczyć koszty związane z dojazdem (komunikacją miejską lub własnym środkiem transportu) oraz z ewentualnym noclegiem. Oczywiście należy pamiętać o należności, która przysługuje z tytułu wykonywanej pracy oraz ewentualnych godzin nadliczbowych.

Nie ma przepisów regulujących minimalny czas trwania delegacji. Wyznacznikiem podróży służbowej są inne elementy. Wyjazd zostaje uznany za podróż służbową, jeśli odbywa się na polecenie pracodawcy, w celu realizacji konkretnego zadania oraz poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy.

Pracownik jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów, takich jak rachunki, faktury i bilety, na podstawie których otrzyma zwrot poniesionych kosztów. Jeśli nie może przedstawić stosownego dokumentu, powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesionych kosztach i wyjaśnić w nim, dlaczego nie może ich udokumentować. Na przedstawienie dokumentów ma 14 dni od powrotu z podróży służbowej krajowej.

Pracownik jest zobowiązany do wykonywania poleceń pracodawcy, dlatego co do zasady nie może odmówić uczestnictwa w podróży służbowej krajowej. Przepisy nie dotyczą jednak kilku grup pracowników, czyli osób niepełnosprawnych, kobiet w ciąży oraz opiekunów dzieci do lat 4 - w tym przypadku osoba zatrudniona musi wyrazić zgodę na podróż służbową.

Paliwo zużyte podczas krajowej podróży służbowej rozlicza się na podstawie liczby przejechanych kilometrów, a także pojemności silnika. Należy zatem je pomnożyć przez stawkę za kilometr - otrzymana suma to obliczone koszty zwrotu. W praktyce oznacza to, że wysokość stawki jest uzależniona od rodzaju pojazdu. Dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3 wynosi 0,89 zł. W przypadku aut o większej pojemności silnika obowiązuje stawka 1,15 zł. Jeśli pracownik porusza się motocyklem, jest to 0,69 zł, zaś w przypadku motoroweru - 0,42 zł. Pracownik może odbyć krajową podróż służbową własnym środkiem lokomocji tylko wtedy, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę.

Różnica między delegacją a podróżą służbową sprowadza się głównie do częstotliwości wyjazdu. Podróż służbowa w założeniu powinna mieć charakter incydentalny. Zazwyczaj pracownik sporadycznie realizuje swoje obowiązki poza miejscem pracy, gdy akurat trzeba zrealizować dane zlecenie lub spotkać się z klientem. Ponadto w ramach podróży służbowej przysługuje mu również dieta oraz zwrot kosztów za przejazdy.

Delegacja nie ma charakteru incydentalnego - obowiązek świadczenia pracy poza miejscem zatrudnienia jest uwzględniony w podpisanej przez niego umowie. Z kolei kwestie dodatkowego wynagrodzenia pracownika oraz zwrotu kosztów podróży regulują przepisy wewnątrzzakładowe.

Tak, pracodawca może wymagać od pracownika wykonywania obowiązków służbowych w godzinach nadliczbowych. W tym przypadku jest zobowiązany do rekompensaty - pracownikowi przysługuje stosowny dodatek do wynagrodzenia z tytułu nadgodzin. W zamian za wynagrodzenie może także otrzymać czas wolny do wykorzystania w danym okresie rozliczeniowym.

Dietę oblicza się na podstawie liczby godzin spędzonych w podróży służbowej. Aktualnie dieta wynosi 45 zł - na taką kwotę można liczyć, jeśli podróż trwa powyżej 12 godzin. W przypadku wyjazdu służbowego, który trwa od 8 do 12 godzin, należy liczyć połowę diety, czyli 22,5 zł. Dla podróży służbowej, która będzie krótsza niż 8 godzin nie przydziela się dieta, chyba że pracodawca sam wyszedł z taką inicjatywą i pokrywa koszty związane z wyżywieniem.

Warto również dodać, że w sytuacji, kiedy pracownik w miejscu, w jakim przebywa ma zagwarantowane wyżywienie to wypłata diety ulega zmianie.

Pracownik powinien rozliczyć się z podróży służbowej w przeciągu 14 dni, które liczy się od dnia zakończenia podróży. W tym terminie jest on zobowiązany do przekazania pracodawcy wszystkich dokumentów dotyczących poniesionych wydatków.

Ryczałt za dojazd to świadczenie, na jakie może liczyć pracownik będący w podróży, jednak musi on odpowiednio wszystko udokumentować np. pokazać bilet lub fakturę. Warto dodać, że obecnie ryczałt za dojazd środkami komunikacji miejskiej w ramach krajowej podróży służbowej wynosi 9 zł. Aktualne stawki obowiązują od 1 stycznia 2023 roku.

Ryczałt za dojazd własnym autem oblicza się poprzez ilość przejechanych kilometrów przemnożona o obecnie występujące stawki.

Warto również pamiętać, że wszelkie obowiązujące kwoty są regulowane przez wszelkie rozporządzenia ministerstwa infrastruktury.

Przepisy Kodeksu Pracy nie oznaczają jednoznacznie, ile maksymalnie może trwać podróż służbowa. Specjaliści z zakresu prawa pracy podkreślają jednak, że pracownik nie powinien przebywać w podróży służbowej dłużej niż trzy miesiące. Wszystko jednak zależy od specyfiki pełnionych obowiązków i indywidualnych okoliczności.