Zarządzanie czasem w pracy – jak zwiększyć efektywność - zarobki.pracuj.pl
  • Indywidualny raport zarobki
  • Kalkulator netto-brutto
  • Przeciętne zarobki na stanowisku
  • Kreator CV
Autor wpisu Pracuj.pl

Jeśli chcesz wykonywać zadania sprawniej i efektywniej, sięgnij po sprawdzone techniki. Czas jest zasobem, którego nie można odzyskać, dlatego tak ważne jest, by umieć dobrze go wykorzystywać. Zastosuj na przykład metodę ALPEN, prawo Parkinsona albo koncepcję SMART. A na początek… „zjedz tę żabę”!

Szkolenia z zarządzania czasem – 7 korzyści

Metoda ALPEN

Metoda ALPEN jest już bardzo dobrze znana specjalistom zajmującym się kwestią zarządzania czasem i uznawana za klasyk w tej dziedzinie. Jej nazwa wzięła się od pierwszych liter niemieckich słów: Aufgaben (zadania), Länge schätzen (szacowanie długości), Pufferzeiten einplanen (przerwy i pauzy), Entscheidungen treffen (priorytety) oraz Nachkontrolle (kontrola). Zgodnie z tą techniką, aby osiągnąć zadowalające rezultaty w organizacji swojego czasu, należy spisywać wszystkie aktywności, jakie mamy zaplanowane na każdy dzień tygodnia. Jest to o tyle korzystne działanie, że pozwala – nawet jeśli mamy wyjątkowo dużo obowiązków – zyskać jasny obraz wszystkich planów. Drugim etapem jest szacowanie czasu, jaki jest nam potrzebny do wykonania poszczególnych czynności i przypisanie wszystkim zadaniom konkretnych wartości (minuty/godziny). Ważne, aby były to szacunki jak najbardziej realne, bo jeśli jakiejś czynności przypiszemy zbyt wiele lub za mało czasu, plan dnia może nam się „rozjechać”. Skoro wiemy już, jak dużo czasu zajmie nam załatwienie wszystkich spraw, teraz pora na zaplanowanie dnia. Nie jest dobrym pomysłem, żebyśmy wypełnili co do minuty 8 godzin przeznaczonych na pracę, bo tak napięty grafik jest niezwykle frustrujący. Jak wiadomo, zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, opóźnienia i przerwy w pracy, na które nie mamy wpływu. Zgodnie z zaleceniami metody ALPEN, powinno się zaplanować 60% czasu, jaki mamy do dyspozycji. Kolejnym krokiem jest nadanie poszczególnym czynnościom stopnia ważności, a tym samym skupienie się na najważniejszych działaniach. Ostatnim etapem jest kontrolowanie realizacji i postępu prac. W praktyce polega to na odhaczaniu zrobionych zadań oraz zmianie terminu wykonania tych czynności, których nie udało się ukończyć danego dnia.

5 inspirujących wykładów TED o zarządzaniu czasem

Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona, sformułowane przez angielskiego historyka Cyrila Northcote’a Parkinsona, mówi: „Czas marnowany jest w ilościach proporcjonalnych do całego czasu, jakim w ogóle dysponujemy” (C.N. Parkinson, „Prawo Parkinsona albo w pogoni za postępem”). Oznacza to tyle, że człowiek wiedząc, ile ma czasu na wykonanie danej pracy, zazwyczaj rozwleka ją tak, by ten czas szczelnie wypełnić, podczas gdy zadania można by zrealizować o wiele szybciej. Jak wykorzystać tę wiedzę do lepszego zarządzania swoim czasem? Mając świadomość, że najbardziej stymulująco działa na nas deadline, na realizację konkretnego zadania załóżmy sobie o połowę mniej czasu niż zwykle. Efekty na pewno będą zadowalające.

Metoda SMART

Metoda SMART uczy nas, jak dobrze i precyzyjnie formułować cele, których posiadanie doskonale wpływa na motywację. SMART to angielskie słowo oznaczające „sprytny”, ale też akronim opisujący pięć cech, jakie musi spełniać dobrze określony cel:

  • Specific, czyli szczegółowy, specyficzny
  • Measurable, czyli mierzalny
  • Ambitious, czyli ambitny i atrakcyjny, stymulujący do działania
  • Realistic, czyli realistyczny, możliwy do zrealizowania
  • Timely defined, czyli terminowy, określony w czasie

Jak zastosować tę technikę w praktyce? Jasno określony cel to taki, który wskazuje konkretnie, co chcemy osiągnąć. Nie wyznaczajmy sobie zatem ogólnych zadań, takich jak np. poszerzenie swoich kompetencji, ale wskażmy konkretnie, w jakim obszarze chcemy się szkolić, czyli na przykład załóżmy sobie, że zapiszemy się na kurs programowania/językowy lub zapoznamy się z najnowszymi publikacjami z dziedziny, która nas interesuje. Zadbajmy też o to, by łatwo dało się zmierzyć postępy w realizacji celu i ustalmy termin, w którym ma on zostać osiągnięty. Zadanie do wykonania powinno być atrakcyjne i związane z osiągnięciem wymiernych korzyści, ale musi też leżeć w zasięgu naszych aktualnych możliwości. Dzięki temu łatwiej będzie zmobilizować się do pracy.

„Zjedz tę żabę”

Teoria opracowana przez Briana Tracy’ego cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem wśród przedstawicieli świata biznesu. W książce „Zjedz tę żabę” autor przedstawił 21 metod na podniesienie wydajności w pracy i pokonanie skłonności do prokrastynacji. Ową „żabą” jest najtrudniejsze, najbardziej żmudne i wymagające najwięcej zaangażowania, ale też zarazem najważniejsze zajęcie, jakie musimy wykonać danego dnia. Ważne, aby zająć się nim w pierwszej kolejności, kiedy mamy najwięcej energii, bo odkładając je na później zwiększamy prawdopodobieństwo, że nie zrealizujemy go wcale. Jeśli uda nam się z nim uporać, odczujemy dużą ulgę, satysfakcję i zadowolenie, przez co łatwiej będzie nam zrealizować też inne plany.

 

Warto poznać popularne metody zarządzania czasem i wypróbować je w codziennej pracy. Pozwoli to na wypracowanie swojej indywidualnej drogi do efektywnego wypełniania obowiązków, bez zachwiania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Dobra organizacja to jedna z umiejętności pracownika pożądana przez pracodawców. Osoba sprawnie zarządzająca czasem swoim, szanuje też czas przełożonego, dzięki czemu ma szansę zostać przez niego szybciej doceniona, na przykład poprzez awans, wyższe wynagrodzenie czy premię. Z raportu Pracuj wynika, że właśnie te trzy formy są zdaniem Polaków najlepszymi sposobami na docenienie pracownika!

Awanse i podwyżki w oczach Polaków. Badanie Pracuj.pl

Porównaj zarobki z innymi na Twoim stanowisku

Wypełnij ankietę, a w ciągu 5 minut otrzymasz od nas darmowy indywidualny raport o Twoich zarobkach. Tylko Ty masz dostęp do swojego raportu.

Porównaj teraz zarobki na Twoim stanowisku

Zaktualizuj informacje w swojej ankiecie i zobacz czy nadal zarabiasz odpowiednio.

Dawno wypełniona ankieta?
Porównaj teraz zarobki na swoim stanowisku

W ciągu roku wiele mogło się zmienić. Zaktualizuj informacje w ankiecie i porównaj swoje zarobki z innymi.

Narzędzia

  • Indywidualny raport zarobki
  • Kalkulator netto-brutto
  • Przeciętne zarobki na stanowisku
  • Kreator CV

Artykuły o podobnej tematyce

  • 12.07.2018
    Elastyczny czas pracy – obowiązki pracownika i pracodawcy

    Czy męczy Cię codzienna praca od 8 do 16? Sądzisz, że elastyczne godziny sprawiłyby, że byłbyś znacznie bardziej produktywny? Mamy dla Ciebie dobrą wiadomość – na takie rozwiązanie zgadza się obecnie coraz więcej właścicieli firm. Ruchomy czas pracy w regulaminie pracy to coraz popularniejszy czynnik motywacyjny. Zatrudnieni dostrzegają w nim różne zalety. Firma też czerpie z tego korzyści – pamiętaj jednak, że szef nie może narzucić Ci wykonywania obowiązków służbowych z elastycznym grafikiem.

  • 11.09.2019
    Obecność w pracy – w jaki sposób może ją sprawdzić Twój pracodawca?

    Pracodawca ma duże uprawnienia związane z kontrolą pracowników, ale tylko i wyłącznie w godzinach pracy i w ściśle określonych ramach. Rozliczanie podwładnego z czasu pracy jest często spotykane i w wielu przypadkach uzasadnione, ponieważ stanowi podstawę wyliczenia należnego wynagrodzenia. Sposoby monitorowania obecności pracownika to m.in. lista obecności oraz karty zegarowe i magnetyczne. 

  • 09.09.2019
    Praca w ruchu ciągłym – gdzie się z nią spotkasz?

    Praca w ruchu ciągłym to praca, która ze względów technologicznych nie może zostać przerwana. Termin ten wywodzi się z kodeksu pracy. Przepisy określają, w jakich sytuacjach pracodawca może wprowadzić taki system pracy i jakie dodatki należą się za wykonywanie obowiązków. 

12.07.2018
Elastyczny czas pracy – obowiązki pracownika i pracodawcy

Czy męczy Cię codzienna praca od 8 do 16? Sądzisz, że elastyczne godziny sprawiłyby, że byłbyś znacznie bardziej produktywny? Mamy dla Ciebie dobrą wiadomość – na takie rozwiązanie zgadza się obecnie coraz więcej właścicieli firm. Ruchomy czas pracy w regulaminie pracy to coraz popularniejszy czynnik motywacyjny. Zatrudnieni dostrzegają w nim różne zalety. Firma też czerpie z tego korzyści – pamiętaj jednak, że szef nie może narzucić Ci wykonywania obowiązków służbowych z elastycznym grafikiem.

11.09.2019
Obecność w pracy – w jaki sposób może ją sprawdzić Twój pracodawca?

Pracodawca ma duże uprawnienia związane z kontrolą pracowników, ale tylko i wyłącznie w godzinach pracy i w ściśle określonych ramach. Rozliczanie podwładnego z czasu pracy jest często spotykane i w wielu przypadkach uzasadnione, ponieważ stanowi podstawę wyliczenia należnego wynagrodzenia. Sposoby monitorowania obecności pracownika to m.in. lista obecności oraz karty zegarowe i magnetyczne. 

09.09.2019
Praca w ruchu ciągłym – gdzie się z nią spotkasz?

Praca w ruchu ciągłym to praca, która ze względów technologicznych nie może zostać przerwana. Termin ten wywodzi się z kodeksu pracy. Przepisy określają, w jakich sytuacjach pracodawca może wprowadzić taki system pracy i jakie dodatki należą się za wykonywanie obowiązków. 

Najnowsze w kategorii: Porady zarobkowe

  • 18.08.2020
    Samochód służbowy do celów prywatnych – kto za to płaci?

    W swojej codziennej pracy używasz samochodu służbowego, a po godzinach przesiadasz się na prywatne auto? A może nie masz własnego samochodu i dojeżdżanie na zakupy czy do znajomych komunikacją miejską działa Ci na nerwy? Okazuje się, że pracodawca może umożliwić Ci korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie koszty poniesiesz, jeśli wraz z szefem się na to zdecydujecie.

  • 15.07.2020
    Zarobki a zdolność kredytowa

    Sprawdzenie zdolności kredytowej jest pierwszym krokiem w procesie kupna mieszkania lub domu. Pracownicy banku, zanim wypłacą Ci pieniądze, dokładnie zweryfikują, czy według ich zasad będziesz w stanie spłacać raty w ustalonej wysokości. Zanim wybierzesz się do placówki, dowiedz się, jakie kryteria będą brane pod uwagę, i oblicz zdolność kredytową na własną rękę. W różnych bankach wymogi mogą być nieco inne, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby samodzielnie oszacować wysokość ewentualnego kredytu.

  • 14.07.2020
    Czy ambitni zarabiają więcej?

    Ambicja – to ona sprawia, że ciągle chcesz od życia więcej, pragniesz zdobywać kolejne szczyty kariery zawodowej i nie spoczywasz na laurach. Ale to także ona bywa powodem tego, że mocniej przeżywasz niepowodzenia w pracy i czasami czujesz zmęczenie ciągłym dążeniem do doskonałości. Pracodawcy w większości ją cenią, ale czy ambicja jest też warunkiem zarabiania dobrych pieniędzy? A może warto sobie odpuścić ciągły pęd, bo w gruncie rzeczy nie ma ona związku z wysokością Twojej pensji? Przeczytaj, aby się dowiedzieć!

18.08.2020
Samochód służbowy do celów prywatnych – kto za to płaci?

W swojej codziennej pracy używasz samochodu służbowego, a po godzinach przesiadasz się na prywatne auto? A może nie masz własnego samochodu i dojeżdżanie na zakupy czy do znajomych komunikacją miejską działa Ci na nerwy? Okazuje się, że pracodawca może umożliwić Ci korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie koszty poniesiesz, jeśli wraz z szefem się na to zdecydujecie.

15.07.2020
Zarobki a zdolność kredytowa

Sprawdzenie zdolności kredytowej jest pierwszym krokiem w procesie kupna mieszkania lub domu. Pracownicy banku, zanim wypłacą Ci pieniądze, dokładnie zweryfikują, czy według ich zasad będziesz w stanie spłacać raty w ustalonej wysokości. Zanim wybierzesz się do placówki, dowiedz się, jakie kryteria będą brane pod uwagę, i oblicz zdolność kredytową na własną rękę. W różnych bankach wymogi mogą być nieco inne, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby samodzielnie oszacować wysokość ewentualnego kredytu.

14.07.2020
Czy ambitni zarabiają więcej?

Ambicja – to ona sprawia, że ciągle chcesz od życia więcej, pragniesz zdobywać kolejne szczyty kariery zawodowej i nie spoczywasz na laurach. Ale to także ona bywa powodem tego, że mocniej przeżywasz niepowodzenia w pracy i czasami czujesz zmęczenie ciągłym dążeniem do doskonałości. Pracodawcy w większości ją cenią, ale czy ambicja jest też warunkiem zarabiania dobrych pieniędzy? A może warto sobie odpuścić ciągły pęd, bo w gruncie rzeczy nie ma ona związku z wysokością Twojej pensji? Przeczytaj, aby się dowiedzieć!