Szkolenia z zarządzania czasem – 7 korzyści
Metoda ALPEN
Metoda ALPEN jest już bardzo dobrze znana specjalistom zajmującym się kwestią zarządzania czasem i uznawana za klasyk w tej dziedzinie. Jej nazwa wzięła się od pierwszych liter niemieckich słów: Aufgaben (zadania), Länge schätzen (szacowanie długości), Pufferzeiten einplanen (przerwy i pauzy), Entscheidungen treffen (priorytety) oraz Nachkontrolle (kontrola). Zgodnie z tą techniką, aby osiągnąć zadowalające rezultaty w organizacji swojego czasu, należy spisywać wszystkie aktywności, jakie mamy zaplanowane na każdy dzień tygodnia. Jest to o tyle korzystne działanie, że pozwala – nawet jeśli mamy wyjątkowo dużo obowiązków – zyskać jasny obraz wszystkich planów. Drugim etapem jest szacowanie czasu, jaki jest nam potrzebny do wykonania poszczególnych czynności i przypisanie wszystkim zadaniom konkretnych wartości (minuty/godziny). Ważne, aby były to szacunki jak najbardziej realne, bo jeśli jakiejś czynności przypiszemy zbyt wiele lub za mało czasu, plan dnia może nam się „rozjechać”. Skoro wiemy już, jak dużo czasu zajmie nam załatwienie wszystkich spraw, teraz pora na zaplanowanie dnia. Nie jest dobrym pomysłem, żebyśmy wypełnili co do minuty 8 godzin przeznaczonych na pracę, bo tak napięty grafik jest niezwykle frustrujący. Jak wiadomo, zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, opóźnienia i przerwy w pracy, na które nie mamy wpływu. Zgodnie z zaleceniami metody ALPEN, powinno się zaplanować 60% czasu, jaki mamy do dyspozycji. Kolejnym krokiem jest nadanie poszczególnym czynnościom stopnia ważności, a tym samym skupienie się na najważniejszych działaniach. Ostatnim etapem jest kontrolowanie realizacji i postępu prac. W praktyce polega to na odhaczaniu zrobionych zadań oraz zmianie terminu wykonania tych czynności, których nie udało się ukończyć danego dnia.
5 inspirujących wykładów TED o zarządzaniu czasem
Prawo Parkinsona
Prawo Parkinsona, sformułowane przez angielskiego historyka Cyrila Northcote’a Parkinsona, mówi: „Czas marnowany jest w ilościach proporcjonalnych do całego czasu, jakim w ogóle dysponujemy” (C.N. Parkinson, „Prawo Parkinsona albo w pogoni za postępem”). Oznacza to tyle, że człowiek wiedząc, ile ma czasu na wykonanie danej pracy, zazwyczaj rozwleka ją tak, by ten czas szczelnie wypełnić, podczas gdy zadania można by zrealizować o wiele szybciej. Jak wykorzystać tę wiedzę do lepszego zarządzania swoim czasem? Mając świadomość, że najbardziej stymulująco działa na nas deadline, na realizację konkretnego zadania załóżmy sobie o połowę mniej czasu niż zwykle. Efekty na pewno będą zadowalające.
Metoda SMART
Metoda SMART uczy nas, jak dobrze i precyzyjnie formułować cele, których posiadanie doskonale wpływa na motywację. SMART to angielskie słowo oznaczające „sprytny”, ale też akronim opisujący pięć cech, jakie musi spełniać dobrze określony cel:
- Specific, czyli szczegółowy, specyficzny
- Measurable, czyli mierzalny
- Ambitious, czyli ambitny i atrakcyjny, stymulujący do działania
- Realistic, czyli realistyczny, możliwy do zrealizowania
- Timely defined, czyli terminowy, określony w czasie
Jak zastosować tę technikę w praktyce? Jasno określony cel to taki, który wskazuje konkretnie, co chcemy osiągnąć. Nie wyznaczajmy sobie zatem ogólnych zadań, takich jak np. poszerzenie swoich kompetencji, ale wskażmy konkretnie, w jakim obszarze chcemy się szkolić, czyli na przykład załóżmy sobie, że zapiszemy się na kurs programowania/językowy lub zapoznamy się z najnowszymi publikacjami z dziedziny, która nas interesuje. Zadbajmy też o to, by łatwo dało się zmierzyć postępy w realizacji celu i ustalmy termin, w którym ma on zostać osiągnięty. Zadanie do wykonania powinno być atrakcyjne i związane z osiągnięciem wymiernych korzyści, ale musi też leżeć w zasięgu naszych aktualnych możliwości. Dzięki temu łatwiej będzie zmobilizować się do pracy.
„Zjedz tę żabę”
Teoria opracowana przez Briana Tracy’ego cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem wśród przedstawicieli świata biznesu. W książce „Zjedz tę żabę” autor przedstawił 21 metod na podniesienie wydajności w pracy i pokonanie skłonności do prokrastynacji. Ową „żabą” jest najtrudniejsze, najbardziej żmudne i wymagające najwięcej zaangażowania, ale też zarazem najważniejsze zajęcie, jakie musimy wykonać danego dnia. Ważne, aby zająć się nim w pierwszej kolejności, kiedy mamy najwięcej energii, bo odkładając je na później zwiększamy prawdopodobieństwo, że nie zrealizujemy go wcale. Jeśli uda nam się z nim uporać, odczujemy dużą ulgę, satysfakcję i zadowolenie, przez co łatwiej będzie nam zrealizować też inne plany.
Warto poznać popularne metody zarządzania czasem i wypróbować je w codziennej pracy. Pozwoli to na wypracowanie swojej indywidualnej drogi do efektywnego wypełniania obowiązków, bez zachwiania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Dobra organizacja to jedna z umiejętności pracownika pożądana przez pracodawców. Osoba sprawnie zarządzająca czasem swoim, szanuje też czas przełożonego, dzięki czemu ma szansę zostać przez niego szybciej doceniona, na przykład poprzez awans, wyższe wynagrodzenie czy premię. Z raportu Pracuj wynika, że właśnie te trzy formy są zdaniem Polaków najlepszymi sposobami na docenienie pracownika!