Osoba zatrudniona na umowę o pracę ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. To prawo, którego nie może się zrzec. W szczególnych wypadkach istnieje możliwość uzyskania rekompensaty za niewykorzystany urlop. Komu przysługuje i jak obliczyć wysokość pieniężnego ekwiwalentu?
Kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
Niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego przechodzą na następny rok. Tak długo, jak wiąże nas z pracodawcą umowa o pracę, nie ma możliwości, by coś się w tej kwestii zmieniło. Szansa zastosowania ekwiwalentu pojawia się wraz z wygaśnięciem lub rozwiązaniem umowy. Stosunek pracy zanika, jeśli strony nie planują go przedłużyć. Pracodawca jest zobowiązany zapłacić sumę określaną według ustawowo regulowanego przelicznika. Podstawą do tego jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Z treścią dokumentu można zapoznać się na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19970020014.
Jaki ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop w 2019 roku?
Według wspomnianego rozporządzenia ekwiwalent urlopowy uzyskuje się, mnożąc niewykorzystane dni przez stawkę uzyskaną dzięki specjalnemu współczynnikowi. Jego wartość nie jest jednak stała – zmienia się w każdym roku kalendarzowym. Oto jak wygląda cała procedura obliczania ekwiwalentu.
- Obliczamy podstawę ekwiwalentu, która jest sumą:
- stałego miesięcznego wynagrodzenia brutto,
- premii, prowizji i innych składników przyznawanych za miesiąc, z okresu trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego (w uśrednionej, miesięcznej wysokości),
- dodatków za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, np. premii kwartalnych, rocznych itd. (w uśrednionej wysokości z ostatnich 12 miesięcy),
- dodatków za nadgodziny, pracę nocną itd.
Współczynnik ekwiwalentu na dany rok obliczamy, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym sumę wszystkich niedziel, świąt (święta przypadające w niedzielę ujmuje się tylko raz), a także dodatkowych dni wolnych od pracy. Wynik dzielimy przez 12.
W roku 2019 współczynnik urlopowy wylicza się następująco: [365 dni – (52 niedziele + 52 soboty + 10 dni świątecznych poza niedzielami)] : 12 = [365 – 114] : 12 = 20,92 (w przypadku osób pracujących na pełny etat).
W przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik urlopowy w 2019 roku jest obniżony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i wynosi odpowiednio:
- 5,23 – dla jednej czwartej etatu (1/4 x 20,92),
- 6,97 – dla jednej trzeciej etatu (1/3 x 20,92),
- 10,46 – dla jednej drugiej etatu (1/2 x 20,92),
- 15,69 – dla trzech czwartych etatu (3/4 x 20,92).
- Wyliczamy stawkę za jeden dzień urlopu, dzieląc wartość podstawy przez współczynnik.
- Wyliczamy stawkę za jedną godzinę urlopu, dzieląc wysokość stawki dziennej przez 8.
- Ustalamy wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop za niewykorzystane dni i godziny według uzyskanych stawek.
Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Ekwiwalent za urlop – jak ustalić jego wartość?
Pracodawca, ustalając wartość ekwiwalentu, musi określić, jakie składniki wynagrodzenia przysługują pracownikowi. Mogą one być:
- stałe – wynagrodzenie zasadnicze,
- zmienne – premie, prowizje, nadgodziny, dodatki za porę nocną.
Stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop. Składniki zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, uwzględnia się w średniej wysokości z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, z wyjątkiem składników wskazanych w §6 w rozporządzeniu w sprawie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego.
Do składników nieuwzględnianych przy wyliczaniu ekwiwalentu za urlop w 2019 r. należą:
- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania lub określone osiągnięcie,
- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
- wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
- wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.
Podstawa prawna: §6, §15 i §16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19970020014)
Przykład obliczania ekwiwalentu za urlop
Jan pracuje w firmie XYZ, gdzie zatrudniony jest na trzy czwarte etatu i otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2000 zł brutto. Umowa o pracę, która wiąże go z przedsiębiorstwem XYZ, wygasa 28 lutego 2019 roku. Strony nie planują przedłużać współpracy. Firma jest zobowiązana wypłacić Janowi ekwiwalent pieniężny za 10 dni i dwie godziny niewykorzystanego urlopu.
Oprócz stałego wynagrodzenia Jan otrzymywał również regularne premie miesięczne; trzy ostatnie to:
Styczeń 2019: 400 zł
Grudzień 2018: 450 zł
Listopad 2017: 650 zł
Obliczamy podstawę:
2000 + [(400 + 450 + 650) / 3] = 2000 + 500 = 2500 zł
Współczynnik w 2019 roku:
20,92, czyli 15,69 dla Jana, który jest zatrudniony na trzy czwarte etatu.
Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień:
2 500 : 15,69 = 159,30 zł
Obliczamy ekwiwalent za jedną godzinę:
160, 05 : 8 = 19,00 zł
Obliczamy wysokość ekwiwalentu:
(10 dni * 159,30) + (2 godziny * 19,00) = 1593 + 38,00 = 1631 zł