Organem, na którym spoczywa obowiązek prowadzenia spraw firmy, jest zarząd. Ale zdarza się, że jego członkowie nie są w stanie dopełnić wszystkich obowiązków prawnych. W takim przypadku mogą zdecydować się na ustanowienie pełnomocnictwa w postaci instytucji prokury.
Kto może zostać prokurentem?
Do instytucji prokury powoływać można jedynie osoby fizyczne, które posiadają pełną zdolność do czynności prawnych. Innymi słowy, muszą to być osoby pełnoletnie, nie będące dodatkowo członkami rady nadzorczej ani komisji rewizyjnej spółki z o.o.. Czy tylko jedna osoba może pełnić tę funkcję w ramach jednej spółki? Kodeks cywilny stwierdza jasno:
„Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie.” (art. 109 [4] § 1 k.c.)
Kto wybiera prokurenta?
Według kodeksu spółek handlowych prokurent, zwany też pełnomocnikiem handlowym, jest wybierany przez wszystkich członków zarządu. Jego elekcję przypieczętowuje jednomyślna uchwała członków zarządu, ustanawiająca prokurenta (art. 208 § 6 k.s.h.). Odwołać go natomiast może samodzielnie nawet jeden z członków zarządu (art. 208 § 7 k.s.h.). Forma, w jakiej to uczyni, nie ma znaczenia. Jedynym warunkiem jest, aby była ona dla prokurenta zrozumiała.
Zakres obowiązków prokurenta
Zakres obowiązków prokurenta wynika z przepisów kodeksu cywilnego. Możemy tam przeczytać, że:
„Prokura jest pełnomocnictwem (…) które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.” (art. 109 k.c.)
Dalej dowiadujemy się, że prokurę:
„można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (prokura oddziałowa).” (art. 109 [5] k.c.)
A jaka jest odpowiedzialność prokurenta? W kodeksie spółek handlowych znajdujemy jedynie informację o tym, że za niewykonanie zobowiązań spółki, odpowiedzialny jest zarząd. Podobnie ustawa – Prawo upadłościowe i naprawcze sugeruje, iż prokurent jest tutaj niejako zwolniony z odpowiedzialności. Nie sposób jednak wyłączyć go z przestrzegania art. 415 kodeksu cywilnego, który stanowi, że:
„Kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia.”
(art. 415 k.c.)
Powołanie prokurenta w spółce z o.o
Pierwszym aktem jest jednomyślne podjęcie przez zarząd spółki uchwały ustanawiającej prokurenta. W następnym kroku należy jeszcze zgłosić swój wybór do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wraz z pisemnym potwierdzeniem osoby powołanej do instytucji prokury. Ma to jednak wyłącznie znaczenie deklaratywne. Prokurent zyskuje pełnię praw związanych z tym stanowiskiem już z chwilą podjęcia decyzji przez członków zarządu.
Tak samo jest z decyzją o odwołaniu prokurenta z jego stanowiska. Wiążącym jest już samo oświadczenie – od chwili przekazania go pełnomocnikowi handlowemu. Przekazanie informacji do KRS jest jednak obowiązkiem, który należy wykonać w terminie 7 dni (licząc od dnia dostarczenia).
Jak sprawdzić prokurenta spółki?
Dzięki konieczności zgłaszania pełnomocnictwa udzielonego prokurentowi do Krajowego Rejestru Sądowego, można potwierdzić, czy dana osoba jest rzeczywiście upoważniona do reprezentowania interesów spółki. W tym celu wystarczy skorzystać z wyszukiwarki KRS: https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/elektroniczny-dostep-do-krajowego-rejestru-sadowego/.