Koszt zatrudnienia pracownika – ile płaci Twój pracodawca?

Z artykułu dowiesz się:

• jakie koszty pracodawcy generuje umowa o pracę,
• jaki jest koszt pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika na umowę-zlecenie,
• jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło,
• jak obliczyć koszty utrzymania pracownika przy najniższej krajowej i wyższych zarobkach,
• co składa się na całkowity koszt pracownika,
• jak można obniżyć koszt pracodawcy przy umowie o pracę i innych formach zatrudnienia.

Zatrudnienie pracownika zawsze generuje koszt pracodawcy. Ale szef nie tylko wypłaca Ci wynagrodzenie za przepracowany okres. Finansuje także ubezpieczenia, szkolenia i inne. Sprawdź, co składa się na koszty pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika i utrzymaniem Twojego stanowiska pracy.

Koszty pracodawcy a umowa o pracę. Czy wynagrodzenie pracownika jest kosztem?

Koszty pracodawcy przy umowie o pracę zawarte są w składkach, które opłaca Twój szef.  Ich wartości są wyrażone w procentach i wynoszą:

• 9,76% wynagrodzenia brutto (składka emerytalna),
• 6,5% wynagrodzenia brutto (składka rentowa),
• od 0,4 do 3,6% wynagrodzenia brutto (składka wypadkowa),
• 2,45% wynagrodzenia brutto (składka na Fundusz Pracy),
• 0,1% wynagrodzenia brutto (składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Koszt pracownika na umowę o pracę to dla pracodawcy kwota wynagrodzenia brutto, a także dodatkowo 20% tej sumy.

Co ciekawe, jeśli otrzymujesz płacę minimalną (2600 zł brutto w 2020 r.), Twój szef ponosi koszt utrzymania pracownika na cały etat w wysokości ponad 3000 zł. Najmniejsze możliwe wynagrodzenie jest więc jedynie pewnym punktem odniesienia – kwotą, która służy do określania zarówno obciążenia wynagrodzenia po Twojej stronie, jak i minimalnego kosztu zatrudnienia pracownika przez Twojego szefa.

Koszty finansowania składek, jakie płaci pracodawca na ubezpieczenie społeczne i jakie pokrywasz Ty, w przypadku umowy o pracę są następujące:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – koszty pracodawcy i pracownika (obie strony po 9,76%)
• składka na ubezpieczenie rentowe – koszty pracownika i pracodawcy (odpowiednio 1,5% i 6,5%),
• składka na ubezpieczenie chorobowe – w całości finansowana przez pracownika,
• składka na ubezpieczenie wypadkowe – koszty po stronie pracodawcy,
• składka na Fundusz Pracy – pokrywana przez pracodawcę,
• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – finansowana przez pracodawcę,
• składka na ubezpieczenie zdrowotne – obciążenie wynagrodzenia pracownika.

Dodatkowe informacje na temat kosztu pracodawcy od wynagrodzenia oraz Twoich składek znajdziesz na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju.

Jakie są koszty zatrudnienia pracownika na umowę-zlecenie?

Ile wynosi koszt zatrudnienia na umowę-zlecenie pracownika, który nie posiada innych tytułów ubezpieczeń społecznych? Dokładnie tyle samo, co koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę. W takim przypadku na końcową sumę składają się:

• Twoje wynagrodzenie brutto – największy koszt pracodawcy,
• składki ZUS,
• ubezpieczenie społeczne,
• składki na Fundusz Pracy,
• składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Sytuacja zmienia się, gdy podpisujesz umowę, a jednocześnie łączy Cię stosunek pracy z innym pracodawcą. Wówczas koszty zatrudnienia pracownika na umowę-zlecenie to tylko wynagrodzenie brutto.

Jeśli jesteś uczniem lub studentem, który nie ukończył 26. roku życia, nie podlegasz obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy-zlecenia. Nie odprowadza się za Ciebie składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Nie ma również podatku (obowiązuje tzw. PIT 0).

Warto pamiętać, że Twoje wynagrodzenie jako zleceniobiorcy – niezależnie od tego, jakim składkom podlegasz – nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa. W 2020 r. jej wysokość to 17 zł brutto za godzinę pracy.

Więcej informacji na temat kosztu pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika na zlecenie znajdziesz na stronie: https://www.biznes.gov.pl/przedsiebiorcy/biznes-w-polsce/rozliczam-podatki/ksiegowosc/koszt-pracownika-na-zleceniu.

Przeczytaj także: Jak powinna wyglądać poprawna umowa-zlecenie?

Koszty zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło

Umowy o dzieło nie stanowią samoistnego tytułu ubezpieczeń społecznych. Nie odprowadza się od nich także składki zdrowotnej oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Od wynagrodzenia brutto odejmuje się wyłącznie zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jej wysokość zależy m.in. od kosztów uzyskania przychodu (20 lub 50%). Ustala się ją na zasadach określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Umowa o dzieło stanowi tytuł ubezpieczeń społecznych w dwóch sytuacjach:

• jeśli zawiera się ją ze swoim pracodawcą,
• jeśli umowa o dzieło jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy.

Podstawę, od której zależy wysokość potrąceń, stanowi suma przychodów z tytułu umowy o dzieło i ze stosunku pracy.

Jak obliczyć, ile płaci pracodawca za pracownika?

Zastanawiasz się, ile odprowadza pracodawca od pracownika? Obliczanie wysokości pensji zatrudnionego i kosztów pracodawcy jest dość skomplikowane. Aby upewnić się, że wyniki, które otrzymałeś, są prawidłowe, użyj  kalkulatora wynagrodzeń Pracuj.pl, który można też nazwać kalkulatorem obciążeń pracodawcy. Z tym narzędziem zdołasz ustalić, jaka jest wysokość składek opłacanych przez Ciebie i Twojego szefa.

Za co konkretnie płaci Twój szef? Poznaj koszty, jakie ponosi pracodawca

Właściciel firmy często czerpie pokaźne zyski ze swojej działalności. Z drugiej strony prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z wysokimi wydatkami brutto pracodawcy, związanymi np. z zatrudnianiem pracowników.

Przykładowe koszty brutto pracodawcy to:

• Wyposażenie stanowiska – komputer, biurko, fotel, artykuły biurowe, maszyny – obowiązek zakupu narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zwykle spoczywa na pracodawcy. Szef ma obowiązek zapewnić pracownikom także środki ochrony, np. odzież i obuwie robocze.

• Wynagrodzenie brutto – koszt pracodawcy w tym zakresie, jeśli jesteś zatrudniony na podstawie umowy o pracę, w każdym miesiącu musi być co najmniej równy wysokości płacy minimalnej ustalonej na dany rok.

• Składki ZUS – to, jakie są koszty pracodawcy związane ze składkami na ubezpieczenie, zależy od wysokości pensji, którą otrzymujesz. Wymiar potrącanych kwot stanowi określony procent podstawy i wynosi:

• 9,76% – składka emerytalna,
• 6,50% – składka rentowa,
• 2,45% – składka na Fundusz Pracy,
• 0,1% – składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zatrudniający opłaca również składkę wypadkową, której wysokość oblicza się na zasadach wskazanych w specjalnym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

• Wynagrodzenie chorobowe – pracodawca wypłaca także wynagrodzenie za czas choroby, za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy. Od 34. dnia przysługuje zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS. Warunkiem korzystania ze świadczenia jest podleganie ubezpieczeniu chorobowemu przez wystarczająco długi czas.

Zobacz także: Wynagrodzenie chorobowe – ABC

• Wynagrodzenie brutto urlopowe – koszty pracodawcy w tym zakresie są takie same jak wtedy, gdy przychodzisz do firmy, żeby pracować. Jako pracownik etatowy masz prawo do pensji za czas urlopu wypoczynkowego.
• Odprawy pracownicze a składki ZUS – gdy odchodzisz na emeryturę lub tracisz posadę z przyczyn niezależnych od Ciebie, przysługuje Ci często odprawa pracownicza, która nie jest związana ze składkami ubezpieczeniowymi. Świadczenie jest więc wypłacane ze środków pracodawcy.

• Badania lekarskie – zatrudniający ma obowiązek kierować pracowników na badania lekarskie: wstępne, okresowe i kontrolne. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wszelkie koszty pokrywa pracodawca.

• Szkolenia BHP – do obowiązków pracodawcy należy organizacja szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.

• Benefity – pracownicy mogą liczyć również na korzyści pozapłacowe finansowane przez pracodawców. Dofinansowanie zajęć sportowych, dostęp do prywatnej opieki medycznej czy służbowy samochód do celów prywatnych – to często przyznawane benefity.

Zobacz także: Benefity – czyli co motywuje pracowników?

• Obsługa prawno-księgowa – obliczanie składek ZUS, odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy, rozliczanie nadgodzin, przyznawanie dodatków związanych np. z pracą po godzinach – takimi zagadnieniami zajmuje się zwykle dział księgowości lub zewnętrzna firma.

Jak Twój pracodawca może obniżyć koszty związane z zatrudnieniem pracownika?

Wysokie koszty pracodawcy zatrudniającego pracownika powodują, że część przedsiębiorców w Polsce staje przed dylematem: jak obniżyć wydatki w firmie, a jednocześnie nie zahamować jej rozwoju. Ostatecznym rozwiązaniem jest redukcja etatów, która co prawda pozwala obniżyć koszty pracy dla pracodawcy, ale jednocześnie powoduje utratę mocy produkcyjnych w firmie, a co za tym idzie – wstrzymanie jej rozwoju. Do innych sposobów obniżenia kosztów zatrudnienia należą:

• obniżenie wynagrodzenia pracownikom na etacie w drodze wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia stron. Zmiana warunków płacy za porozumieniem stron wymaga zgodnego oświadczenia woli obu stron umowy o pracę. Wypowiedzenie zmieniające powinno natomiast zawierać wskazania, które warunki umowy ulegają zmianie i dlaczego. Pracodawca składa pisemnie propozycję nowych warunków płacy. Jeśli je przyjmujesz, po upływie czasu wypowiedzenia dotychczasowe zapisy Twojej umowy przestają obowiązywać i zostają zastąpione przez nowe. Możesz też oczywiście nie zgodzić się na nowe warunki, co jednak skutkuje najczęściej rozwiązaniem umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia. Pamiętaj, że w takim przypadku przysługują Ci takie same uprawnienia ochronne, jak przy standardowym rozwiązaniu umowy o pracę. Możesz więc wystąpić do sądu pracy, który zdecyduje, czy wypowiedzenie zmieniające dokonane przez pracodawcę było uzasadnione;
• zatrudnienie na staż absolwencki – dotyczy osób po studiach, które są zarejestrowane w Powiatowym Urzędzie Pracy jako bezrobotne. Mogą to być osoby przed 27. rokiem życia, które posiadają dyplom magistra, inżyniera czy licencjata. Stażyści otrzymują od urzędu pracy stypendium stażowe w wysokości zasiłku podstawowego, od którego odprowadzane są składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne (jeśli absolwent nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu, np. poprzez zgłoszenie przez rodziców). Oznacza to, że wynagrodzenie stażysty, składki na ZUS i wszelkie ubezpieczenia pokrywane są przez urząd pracy, a koszty pracy pracodawcy spadają do zera;
• zatrudnienie pracownika po 50. roku życia a fundusz pracy – w przypadku takich osób pracodawca nie odprowadza składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez 12 miesięcy, jeśli przez 30 dni przed zatrudnieniem pracownicy pozostawali w rejestrze bezrobotnych Powiatowego Urzędu Pracy. Bezterminowo nie odprowadza się powyższych składek od osób, które ukończyły 55 lat (kobiety) i 60 lat (mężczyźni). Pracownicy po 50. roku życia mają także skrócony okres wypłaty wynagrodzenia za czas choroby. Po stronie pracodawcy jest wypłata wynagrodzenia przez 14 dni za niezdolność do pracy spowodowaną chorobą. Od 15. dnia pracownik w tym wieku ma prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS;
• zatrudnienie współpracowników na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa o dzieło czy umowa-zlecenie, jeśli charakter wykonywanych przez nich obowiązków nie kwalifikuje ich do podpisania umowy o pracę.

Wiesz już, jakie są koszty zatrudnienia pracownika. Aby być na bieżąco, przeczytaj także o minimalnej stawce godzinowej i wynagrodzeniu miesięcznym w 2020 roku.