Podróż służbowa (potocznie zwana delegacją) to nie to samo, co oddelegowanie pracownika. Te pojęcia są jednak często mylone. Dowiedz się, na czym polega różnica między delegacją a oddelegowaniem, poznaj rodzaje oddelegowania pracownika i sprawdź, jakie koszty wiążą się z oddelegowaniem pracownika oraz jego delegacją. Zebraliśmy dla Ciebie wszystkie najważniejsze informacje w jednym miejscu.
Z artykułu dowiesz się:
- czy delegacja a oddelegowanie to to samo,
- czym podróż służbowa różni się od oddelegowania pracownika,
- jak długo może trwać delegacja,
- gdzie pracodawca może oddelegować pracownika,
jakie koszty wiążą się z delegacją pracownika, a jakie z oddelegowaniem. Delegacja a oddelegowanie – czy to jest to samo?
Najkrócej mówiąc – nie. Delegacja bywa mylona z oddelegowaniem pracownika między innymi z powodu dużego podobieństwa brzmieniowego.
Pora to zmienić: zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni wiedzieć, czego mogą od siebie oczekiwać zarówno w sytuacji polecenia podróży służbowej, jak i oddelegowania pracownika.
Delegacja – definicja
Zgodnie z definicją o podróży służbowej, potocznie zwanej delegacją, mówimy wtedy, gdy:
- pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego,
- w trakcie podróży wykonywał zadanie służbowe i robił to poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy.
Podróż służbowa ma charakter incydentalny (zob. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08). Zadanie, które pracownik ma wykonać w trakcie jej trwania, powinno zostać wyraźnie określone. Pracodawca musi również wskazać miejsce realizacji zadania oraz punkty, w których podróż się rozpoczyna i kończy.
Zobacz także: Zawody, które wiążą się z częstymi podróżami służbowymi
Delegacja pracownika – koszty
Problem z kosztami delegacji pracownika najczęściej polega na tym, że pracownicy nie wiedzą, co tak naprawdę mogą wliczyć w ten koszt. Z tego powodu też nie zawsze pilnują rachunków czy faktur. Często nie znają ustalonych prawnie limitów i przekraczają sumy, które są związane (i ściśle wyliczane) z delegacją pracownika. Jeśli przygotowujesz się do delegacji, pamiętaj, że do prawidłowego rozliczenia jej kosztów jest konieczna dokumentacja konkretnych wydatków.
Kwestię pokrywania kosztów delegacji pracownika reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zatrudnionemu, który odbywa delegację, przysługuje zwrot kosztów poniesionych w związku z wyjazdem. W koszty takiej podróży służbowej wliczamy:
- diety,
- koszt noclegu,
- zwrot kosztów dojazdu,
- inne koszty, np. bilety na targi, parking,
- wypłacenie zaliczki.
Rozliczenie kosztów delegacji powinno nastąpić w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu. Pracownik musi przedstawić pracodawcy faktury, rachunki itd. potwierdzające wysokość poniesionych kosztów. Przepisy i informacje dotyczące delegacji znajdziesz w dokumencie na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy: https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/146498/podroze%20sl.pdf.
Zobacz także: Dieta krajowa – jak wyliczyć?
Oddelegowanie – definicja
Oddelegowanie to zmiana miejsca wykonywania obowiązków. Pracownik może zostać odesłany również za granicę. Oddelegowanie może nastąpić w ramach pracy w jednej firmie. Praktykuje się też odsyłanie zatrudnionego do pracy u innego pracodawcy, udzielając mu bezpłatnego urlopu w miejscu, w którym pracuje na co dzień.
Definicja oddelegowania wynika z prawa unijnego, a konkretnie z Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (https://www.biznes.gov.pl/przedsiebiorcy/biznes-w-polsce/prowadze-firme/pracownicy/wykonywanie-pracy/dyrektywa-parlamentu-europejskiego-i-rady-dotyczaca-delegowania-pracownikow-w-ramach-swiadczenia-uslug).
Oddelegowanie pracownika – rodzaje
Oddelegowanie pracownika może przebiegać na różnych zasadach i dotyczyć różnych miejsc.
Wyjazd pracownika ma charakter oddelegowania, jeśli:
- pracodawca zmienił jego stałe miejsce pracy,
- pracownik został skierowany do wykonywania obowiązków wynikających z umowy poza stałym miejscem zatrudnienia.
Na tej podstawie wyróżniamy następujące rodzaje oddelegowania pracownika:
- Oddelegowanie pracownika do innej miejscowości – pracodawca musi tutaj zapewnić pracownikowi inny charakter wykonywanej pracy niż dotąd i uzasadnić zmianę miejsca pracy potrzebami pracodawcy. Dodatkowo ta zmiana nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Często więc wiąże się to z oddelegowaniem pracownika na inne stanowisko.
- Oddelegowanie pracownika za granicę – jeśli oddelegowanie dotyczy pracy za granicą, wtedy zadaniem pracodawcy jest dostosowanie warunków umowy. Maksymalny czas trwania oddelegowania do innego kraju to 24 miesiące.
- Oddelegowanie pracownika do innego pracodawcy
Ten typ oddelegowania ma najczęściej miejsce w przypadku trudnej sytuacji firmy. Wówczas pracodawca może – na podstawie porozumienia z inną instytucją – pozwolić pracownikom na podjęcie pracy u innego pracodawcy. Wówczas w macierzystej firmie pracownicy otrzymują bezpłatny urlop. Właśnie z tego powodu nie można tego oddelegowania nikomu narzucić – pracownik musi wyrazić zgodę na urlop bezpłatny. Dodatkowo instytucja, która „wypożycza” pracowników, może zmienić im dotychczasową formę zatrudnienia.
Koszty oddelegowania pracownika
Warunki zatrudnienia pracownika delegowanego do pracy w innym kraju nie powinny być mniej korzystne niż te, które obowiązują w danym państwie. Zgodnie z unijną dyrektywą można oddelegować tylko pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Wysyłając pracownika do jednego z krajów Unii Europejskiej, pracodawca musi zapewnić mu odpowiednie warunki zatrudnienia w zakresie:
- norm czasu pracy i odpoczynku,
- wynagrodzenia,
- wymiaru urlopu,
- przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
- uprawnień związanych ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem,
- przepisów antydyskryminacyjnych.
Pracownik, który został oddelegowany do pracy w innym mieście lub kraju, nie otrzymuje diety. Może natomiast korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, jeśli miejsce oddelegowania znajduje się w miejscowości innej niż ta, w której mieszka. Podwyższone koszty nie przysługują, jeśli zatrudniony ma prawo do dodatku za rozłąkę.
Oddelegowanie pracownika za granicę. Złóż wniosek o zaświadczenie A1
Zaświadczenie A1 to nic innego jak dokument, który potwierdza, że posiadający go pracownik podlega przepisom związanym z zabezpieczeniem społecznym i opłaca składki w innym państwie. Wystąpić z wnioskiem o zaświadczenie A1 może pracownik, pracodawca oraz osoba pracująca na własny rachunek.
Zaświadczenie A1 jest ważne przede wszystkim na terenach:
- Unii Europejskiej,
- Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
O taki dokument warto postarać się także w przypadku zatrudniania pracowników z Ukrainy, Białorusi i Rosji.
Zaświadczenie A1 jest potrzebne, jeśli pracownik pracuje za granicą i konieczne jest potwierdzenie płacenia składek w kraju, któremu pracownik podlega.
Jak uzyskać zaświadczenie A1? Instytucją, która poświadcza i wydaje zaświadczenie A1 Polakom, jest ZUS. Ma on obowiązek na wezwanie innego państwa UE sprawdzić zasadność wydania decyzji i formularza A1.
Jeśli wniosek nie wzbudzi żadnych zastrzeżeń, to zgodę na niego dostaniesz niemal natychmiast. W przypadku konieczności wyjaśnienia kilku rzeczy – powinno to zająć maksymalnie miesiąc.