Outsourcing kadrowo-płacowy – co to takiego?
Outsourcing kadrowo-płacowy polega na zleceniu zewnętrznej firmie wykonywania usług dotyczących kadr oraz płac. Dzięki temu pracodawca może zrezygnować ze stanowisk administracyjnych w swojej firmie, a co za tym idzie – doprowadzić do redukcji kosztów. Przy tego typu rozwiązaniu nie musi on przeznaczać środków finansowych na szkolenie pracowników zajmujących się kadrami i płacami (np. specjalisty ds. kadr i płac czy specjalisty ds. HR) ani na oprogramowanie niezbędne do realizowania zadań administracyjnych.
Zakres obowiązków specjalisty ds. kadr i płac
Outsourcing kadrowy – co wchodzi w jego zakres?
Zadania realizowane w ramach outsourcingu kadrowego to m.in.:
- prowadzenie teczek osobowych pracowników przedsiębiorstwa;
- sprawdzanie ważności szkoleń m.in. z zakresu BHP;
- organizowanie szkoleń dla pracowników;
- przygotowywanie różnego rodzaju dokumentów, np. umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz świadectw pracy;
- sporządzanie skierowań na badania lekarskie – wstępne, okresowe, a także kontrolne;
- monitorowanie czasu pracy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie;
- sporządzanie instrukcji oraz rozporządzeń;
- sporządzanie raportów i sprawozdań.
Jakie zadania realizowane są w ramach outsourcingu płacowego?
Outsourcing płacowy obejmuje m.in. następujące zadania:
- naliczanie wynagrodzeń pracowników z uwzględnieniem nie tylko przepisów prawa, ale również regulaminu pracy;
- sporządzanie zaświadczeń o zarobkach;
- przygotowywanie listy płac;
- sporządzanie pasków płacowych;
- przygotowywanie dokumentów podatkowych;
- wypłacanie wynagrodzenia pracownikom przedsiębiorstwa;
- pobieranie składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne;
- przygotowywanie deklaracji rozliczeniowych, a także dostarczanie ich do ZUS;
- obliczanie zasiłków i wynagrodzenia chorobowego.
Wynagrodzenie za pracę – pytania i odpowiedzi
Outsourcing kadrowo-płacowy a ochrona danych osobowych
Według art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych obróbka danych przez podmiot przetwarzający (w tym przypadku firmę outsourcingową) odbywa się na podstawie umowy wiążącej go z administratorem (pracodawcą zlecającym zewnętrznej firmie obsługę kadr i płac). W dokumencie powinny być określone: przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter oraz cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których te dane dotyczą. W umowie muszą być również zawarte prawa i obowiązki administratora. Z art. 28 ust. 3 lit. b wynika, że firma outsourcingowa ma obowiązek zapewnić, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania ich w tajemnicy. Może również upewnić się, że osoby te podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.