Ekwiwalent – co to jest i kiedy się go otrzymuje?

Osoba zatrudniona na umowę o pracę ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. To prawo, którego nie można się zrzec. W szczególnych wypadkach istnieje jednak możliwość uzyskania rekompensaty za niewykorzystany urlop. Sprawdź, komu przysługuje ekwiwalent pieniężny i jak obliczyć jego wysokość.

Czego dowiesz się z artykułu?

• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – regulacje prawne
• Kiedy wypłaca się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
• Kiedy nie wypłaca się ekwiwalentu urlopowego?
• Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
• Kalkulator ekwiwalentu – jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
• Wyliczanie ekwiwalentu za urlop – czego nie brać pod uwagę?
• Ekwiwalent za urlop netto i brutto – czy ekwiwalent za urlop jest opodatkowany i ozusowany?
• Czy ekwiwalent za urlop jest dochodem?
• Czy ekwiwalent za urlop wlicza się do trzynastki?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – regulacje prawne

Kwestię ekwiwalentu regulują dwa akty prawne:

• Kodeks pracy (art. 152-174),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

| Jak powinien wyglądać wniosek o ekwiwalent?

Kiedy wypłaca się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Gdy przestajesz pracować w firmie, w której byłeś dotychczas zatrudniony, powinieneś dostać nie tylko wynagrodzenie za przepracowany okres, ale również świadectwo pracy. W pewnych okolicznościach zyskujesz również prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Warto wiedzieć, że urlop wypoczynkowy i świadczenia pieniężne należne za czas przerwy w pracy to przywileje, które przysługują wyłącznie pracownikom etatowym. Jako zleceniobiorca lub wykonawca dzieła nie korzystasz z obowiązkowego płatnego urlopu wypoczynkowego. Nie możesz również rościć sobie prawa do ekwiwalentu.

Twój pracodawca powinien wiedzieć, kiedy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Może to mieć miejsce tylko wtedy, gdy stosunek pracy zostaje zakończony. Szef nie może zaoferować wypłaty ekwiwalentu w czasie trwania stosunku pracy, np. w sytuacji, gdy nie chce wysłać Cię na urlop. Do obowiązków pracodawcy należy udzielenie zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. W przeciwnym razie może zostać ukarany za naruszenie praw pracowniczych.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której kończy się jedna umowa, a zostaje podpisana kolejna. Przykładowo: jeśli umowa pracownika na okres próbny kończy się 30 września, a od 1 października obowiązuje nowa, np. na czas określony, pracodawca może wypłacić ekwiwalent za urlop niewykorzystany w trakcie trwania pierwszej z nich. Warunkiem wypłacenia ekwiwalentu za urlop jest zawarcie między stronami porozumienia w tej sprawie. Zazwyczaj urlop ten automatycznie przechodzi na kolejną z umów.

| 7 korzyści z zawarcia umowy o pracę

Kiedy nie wypłaca się ekwiwalentu urlopowego?

Wygaśnięcie umowy nie zawsze obliguje pracodawcę do wypłacenia rekompensaty. Zatrudniony nie otrzymuje ekwiwalentu, przedłużając umowę z pracodawcą bezpośrednio po tym, gdy poprzednia przestaje obowiązywać. W takiej sytuacji zobowiązany jest wykorzystać przysługujące mu dni wolne do 30. września następnego roku kalendarzowego.

Pracodawca nie musi dokonać wypłaty ekwiwalentu za urlop także wtedy, gdy jest zobowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia za czas urlopu. Zatrudniający ma obowiązek wypłacić kwotę, która stanowi różnicę pomiędzy tym świadczeniem a ekwiwalentem – jeśli ekwiwalent okaże się wyższy.

Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego nie wynika wprost z zapisów kodeksu pracy ani rozporządzenia w sprawie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. Można wywnioskować, że dniem, w którym pracownik powinien otrzymać rekompensatę za niewykorzystany urlop, jest ostatni dzień zatrudnienia (rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy). Taka opinia pojawiła się w wyroku Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00:

„Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe”.

Kalkulator ekwiwalentu – jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Wysokość ekwiwalentu zależy od wartości współczynnika urlopowego, tj. wynagrodzenia za jeden dzień urlopu – po odliczeniu dni wolnych od pracy wynikających z harmonogramu, niedziel oraz świąt. Przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu za urlop uwzględnia się pensje wypłacane przez okres 3 miesięcy przed nabyciem prawa do tego świadczenia.

Zasady, według których możesz wyliczyć ekwiwalent za urlop, określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku. Zgodnie z jego zapisami należy zacząć od obliczenia podstawy, która jest sumą następujących składowych:

1. Oblicz podstawę, która składa się ze:

• stałego miesięcznego wynagrodzenia brutto,
• składników przyznawanych miesięcznie w okresie ostatnich 3 miesięcy (w uśrednionej wysokości miesięcznej) oraz składników za okresy dłuższe niż miesiąc, przyznawanych w ciągu ostatnich 12 miesięcy (również w uśrednionej wysokości).

1. Ustal wysokość współczynnika ekwiwalentu na dany rok. Wartość tę uzyskasz odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym sumę wszystkich niedziel, świąt (święta przypadające w niedzielę ujmuje się tylko raz), a także dodatkowych dni wolnych od pracy. Wynik podziel przez 12 (liczba miesięcy w roku).
2. Podziel podstawę przez współczynnik. Uzyskasz stawkę za dzień urlopu (8 h). Wykorzystaj ją do obliczenia wysokości ekwiwalentu za określoną liczbę niewykorzystanych dni urlopu.

| Wynagrodzenie za niepełny miesiąc – jak obliczyć?

Wyliczanie ekwiwalentu za urlop – czego nie brać pod uwagę?

Podczas obliczania ekwiwalentu za urlop, czyli wymiaru pensji za czas urlopu, uwzględnia się tylko niektóre składniki wynagrodzenia za pracę brutto. Chodzi o te wypłaty, które mają charakter roszczeniowy i są powtarzalne. Nie bierze się pod uwagę składników, takich jak:

• jednorazowe lub nieregularne wypłaty za spełnienie określonego zadania lub za osiągnięcie,
• wynagrodzenie za czas dyżuru i przestoju,
• nagrody jubileuszowe,
• wynagrodzenie urlopowe oraz za inne, usprawiedliwione nieobecności,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• dodatkowe wynagrodzenie dla radców prawnych z tytułu zastępstwa sądowego,
• kwota wyrównania do płacy minimalnej,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, trzynasta pensja, należności z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce finansowej,
• odprawy pieniężne,
• wynagrodzenia i odszkodowania należne w razie rozwiązania stosunku pracy.

Ekwiwalent za urlop netto i brutto – czy ekwiwalent za urlop jest opodatkowany i ozusowany?

Pracodawca od ekwiwalentu za urlop musi odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych.

Ekwiwalenty nie są zwolnione z oskładkowania, a traktowane są tak samo, jak wynagrodzenia za pracę. Odprowadza się więc od nich składki do ZUS na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Należy wziąć przy tym pod uwagę wysokość stopy procentowej składek na dzień wypłaty ekwiwalentu za urlop.

| Składki ZUS w pytaniach i odpowiedziach

Czy ekwiwalent za urlop jest dochodem?

Ekwiwalent za urlop jest przychodem pracownika. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Ustawa o PIT wymienia jako źródło przychodów:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki i nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
• wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Pracodawca od wypłacanego ekwiwalentu pobiera więc zaliczkę na podatek dochodowy, a następnie wykazuje takie świadczenie w PIT-11 pracownika. Ten zaś musi uwzględnić ekwiwalent za urlop w rocznym zeznaniu podatkowym za rok, w którym nastąpiła jego wypłata.

| Przychód a dochód – różnica z perspektywy pracownika

Czy ekwiwalent za urlop wlicza się do trzynastki?

Trzynasta pensja ma wysokość 8,5% sumy wynagrodzenia rocznego, jakie osiągnął pracownik w roku, za który przysługuje mu tzw. „trzynastka”. Powinna ona uwzględniać wszystkie wypłacone świadczenia ze stosunku pracy, jednak z pewnymi wyjątkami.

Do świadczeń nieuwzględnianych przy wyliczaniu trzynastki należą:

• jednorazowe lub nieregularne wypłaty za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i czas przestoju niezawinionego przez pracownika,
• nagrody jubileuszowe,
• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• odprawy emerytalne, rentowe lub innego rodzaju,
• wynagrodzenie za okres usprawiedliwionej nieobecności innej niż urlop wypoczynkowy, jak dni opieki nad dzieckiem, urlop okolicznościowy lub szkoleniowy.

Do podstawy wymiaru trzynastki wlicza się natomiast wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego i wynagrodzenie za czas pozostawania bez zatrudnienia przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy. Kwestie te rozstrzyga Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz 14).

| Dodatkowe wynagrodzenie roczne – jak obliczyć trzynastą pensję

Wiesz już, jak się wylicza ekwiwalent za urlop. Pamiętaj, że o tym, czy wykorzystasz zaległe dni wolne w okresie wypowiedzenia, decyduje szef. Pracodawca może wysłać Cię na przymusowy urlop w wyznaczonym przez siebie terminie. Nie możesz samodzielnie wybrać, czy skorzystasz z dni wolnych, czy będziesz pracować do końca okresu wypowiedzenia i nabędziesz prawo do ekwiwalentu.