Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może pociągać za sobą poważne konsekwencje – ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie. Aby uzasadnić absencję, musimy poinformować pracodawcę o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Możemy zrobić to osobiście, za pośrednictwem innej osoby, telefonicznie, mailowo lub listownie, chyba że regulacje wewnątrzzakładowe stanowią inaczej.
Podstawa prawna usprawiedliwienia nieobecności w pracy
Chcąc uniknąć kar, które pracodawca może nałożyć w związku z nieuzasadnioną absencją w pracy, należy stosować się do przepisów wskazanych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19960600281.
Musimy poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem o nieobecności, którą jesteśmy w stanie przewidzieć. W nagłych sytuacjach mamy obowiązek powiadomić szefa o powodzie i przewidywanym czasie trwania absencji nie później niż drugiego dnia od jej rozpoczęcia. Sposób jest dowolny, jeśli nie wynika z wewnętrznych regulacji. Przekroczenie terminu nie wiąże się z przykrymi następstwami, jeżeli zaistniały ważne przyczyny, które uniemożliwiły jego dotrzymanie.
Dowody usprawiedliwiające absencję to:
- zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy,
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego w razie odosobnienia pracownika,
- oświadczenie pracownika – w razie konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem, które nie ukończyło 8 lat, w sytuacji nagłego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły,
- imienne wezwanie do osobistego stawiennictwa, wystosowane np. przez organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę albo policję,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin.
Kiedy pracodawca musi zwolnić pracownika od obowiązku?
Pracodawca musi zwolnić od pracy pracownika będącego:
- członkiem ochotniczej straży pożarnej,
- ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego,
- krwiodawcą,
- członkiem rady nadzorczej.
Zwolnienie przysługuje również w związku ze ślubem pracownika, urodzeniem się dziecka, zgonem i pogrzebem małżonka lub innych członków najbliższej rodziny.
Obliczanie wynagrodzenia za niepełny miesiąc
Za czas usprawiedliwionej nieobecności nie zawsze przysługuje wynagrodzenie. Pensja nie należy się np. pracownikom, którzy jednocześnie są członkami ochotniczej straży pożarnej lub muszą stawić się na policji bądź w prokuraturze, np. w charakterze świadka. Aby obliczyć wysokość płacy za niepełny miesiąc, należy podzielić kwotę miesięcznej pensji przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu. Kolejny krok to pomnożenie otrzymanego rezultatu przez liczbę opuszczonych godzin. Uzyskany wynik należy odjąć od pełnego wynagrodzenia.