Umowa na zastępstwo – ABC

Umowa na zastępstwo – co to jest?

Zgodnie z przepisami prawa pracy obowiązującymi od 2016 r. umowa na zastępstwo uznawana jest za rodzaj umowy o pracę na czas określony.

Pracodawca nie ma prawa zwolnić pracownika korzystającego ze zwolnienia chorobowego lub z urlopu macierzyńskiego, wychowawczego czy bezpłatnego – zabraniają tego przepisy kodeksu pracy (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141). Przysługuje mu natomiast możliwość zatrudnienia innej osoby, z którą podpisuje umowę na zastępstwo.

Cechy umowy o zastępstwo – co powinna zawierać umowa na zastępstwo?

Treść umowy o zastępstwo w niewielkim stopniu różni się od zapisów zwykłej umowy na czas określony. Powinny znaleźć się tam informacje, takie jak:

• strony i rodzaj umowy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wysokość wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy
• termin jej rozpoczęcia.

Z kodeksu pracy nie wynika, aby w umowie na zastępstwo należało podawać przyczyny nieobecności zastępowanego pracownika. Wchodzi tu więc w grę zasada minimalizacji danych z RODO. Wystarczające jest podanie, że umowa zostaje zawarta na okres nieobecności pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jeśli nie ma możliwości wskazania konkretnego terminu zakończenia umowy, powinien pojawić się w niej zapis o stosunku pracy podjętym na czas nieobecności zastępowanego pracownika, bez podawania określonej daty. Można także zawrzeć zapis, że umowa obowiązuje do momentu powrotu do pracy osoby zastępowanej, wraz z podaniem jej imienia i nazwiska. Zgodnie z dotychczasową opinią Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych podanie personaliów zastępowanego pracownika w umowie o zastępstwo nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001000). Pomimo wejścia w życie RODO (https://www.pibr.org.pl/assets/file/3011,RODO%20-%20wersja%20polska.pdf) brakuje sygnałów, że nastąpi zmiana tej opinii. Jednak pracodawca, który decyduje się na taki krok, powinien wykazać, że podanie danych osobowych było konieczne. Dotyczy to np. zawierania większej liczby umów o zastępstwo w tym samym czasie, na skutek nieobecności kilku pracowników. Ustawę o ochronie danych osobowych stosuje się bowiem jedynie w zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy.

Przedłużenie umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo rozwiązywana jest automatycznie wraz z powrotem zastępowanego pracownika do pracy. Jeśli zaistnieje jednak taka potrzeba, można ją przedłużyć w formie aneksu, z uzgodnieniami między stronami umowy dotyczącymi:

• wskazania nowej osoby zastępowanej, bowiem umowa na zastępstwo dotyczy zawsze wypełniania obowiązków konkretnego pracownika;
• określenia nowych warunków zatrudnienia, tzn. zatrudnienia osoby na zastępstwo na takich samych warunkach, co zastępowany pracownik, w szczególności, jeśli chodzi o rodzaj wykonywanej pracy.

W przypadku nieprzedłużenia umowy na zastępstwo w formie aneksu, aby mogła ona być kontynuowana, konieczne będzie zawarcie kolejnej umowy na czas nieobecności drugiego zastępowanego pracownika.

Podpisanie aneksu do umowy o pracę będzie traktowane zawsze jako zawarcie kolejnej umowy na zastępstwo. Za kolejną umowę o pracę na czas określony uznawane jest bowiem uzgodnienie między stronami w trakcie trwania poprzedniej umowy na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy. W przypadku umowy na zastępstwo, która podpisywana jest na czas określony, nie istnieje jednak ryzyko przekształcenia zatrudnienia na umowę na czas nieokreślony. Zasada limitu zawierania kolejnych umów na czas określony i łącznego okresu zatrudnienia na postawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nieprzekraczającego 33 miesięcy oraz liczby trzech umów, po których zawiera się z pracownikiem umowę na czas nieokreślony, nie obejmuje bowiem umów na zastępstwo. Mówi o tym art. 25¹ § 3 pkt 1 kodeksu pracy (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20150001220).

Rozwiązanie umowy na zastępstwo

Umowa o pracę na zastępstwo przestaje obowiązywać z chwilą powrotu pracownika zatrudnionego na stałe. Obu stronom przysługuje również możliwość wcześniejszego jej rozwiązania:

• za porozumieniem stron, przez cały okres trwania umowy,
• za wypowiedzeniem przed końcem umowy,
• bez wypowiedzenia z winy pracownika lub pracodawcy.

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo został zmieniony w kodeksie pracy od 22 lutego 2016 r. Wcześniej wynosił on tylko 3 dni. Obecnie trwa tyle samo, co w przypadku umów zawieranych na czas nieokreślony. Wynosi:

• 2 tygodnie – jeśli osoba na zastępstwo zatrudniona była krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – jeśli osoba pracująca na zastępstwo była zatrudniona co najmniej przez 6 miesięcy,
• 3 miesiące – gdy zatrudnienie na zastępstwo trwało co najmniej 3 lata.

Wypowiedzenie i co dalej? 4 kroki do znalezienia nowej pracy

Wynagrodzenie przy umowie na zastępstwo

Wysokość wynagrodzenia przy umowie na zastępstwo jest ustalana na ogólnych zasadach. Uwzględnia się przy tym kwalifikacje zawodowe zastępcy, jakość i ilość wykonywanej przez niego pracy, zgodnie z art. 78 § 1 kodeksu pracy (http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf).

W przypadku obowiązywania w firmie wewnątrzzakładowych przepisów szczególnych (np. w sferze budżetowej) lub praktyk służbowych, które określają systemy i wysokość wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach, zastępca nie może otrzymać wynagrodzenia niższego niż zostało to ustalone w przepisach.

Z zastępcą zostaje nawiązany odrębny stosunek pracy, więc pracodawca może mu zaproponować wynagrodzenie niższe niż pensja zastępowanego pracownika. Zastępca nie ma także uprawnień do dodatkowych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, które przysługiwały nieobecnemu pracownikowi. Jeżeli jednak takie uprawnienia wynikają z wewnętrznych przepisów płacowych, zastępca również ma do nich prawo. W przypadku indywidualnych świadczeń nieobecnego pracownika, jak pakiet medyczny, telefon służbowy czy polisa na życie, pracodawca może przyznać je zastępcy w wyniku indywidualnych negocjacji.

Umowa na zastępstwo – prawa pracownika

Pracownik, który świadczy pracę w ramach zastępstwa, powinien być zatrudniony na takich samych zasadach jak poprzednik (o ile wykonuje identyczny rodzaj pracy). Kwestie, które mogą się różnić, to wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia. Zatrudniając pracownika na zastępstwo, pracodawca musi respektować przepisy kodeksu pracy. Nie może wymagać np. przekraczania norm czasu pracy. Proponowane wynagrodzenie nie powinno być niższe niż płaca minimalna obowiązująca w danym roku. Wysokość płacy musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika, rodzajowi pracy oraz jej ilości i jakości. Nie można różnicować wymiaru płac, jeśli zastępca wykonuje te same obowiązki, co pracownik zatrudniony na stałe. Takie zachowanie byłoby przejawem dyskryminacji płacowej.

Osoba zatrudniona na podstawie umowy na zastępstwo ma także prawo do:

• płatnego zwolnienia chorobowego,
• urlopu wypoczynkowego,
• doliczenia przepracowanego czasu na normalnych zasadach,
• płacy minimalnej,
• odprowadzania przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Czy umowa na zastępstwo chroni kobietę w ciąży?

Umowa na zastępstwo daje kobietom w ciąży najsłabszą ochronę. Nie dotyczy jej m.in. automatyczne przedłużenie umowy do dnia porodu, jeśli zakończenie umowy przypada po 3 miesiącu ciąży. W momencie zajścia w ciążę umowa na zastępstwo chroni przed wypowiedzeniem jej przez pracodawcę, z wyjątkiem sytuacji, kiedy zastępowany przez ciężarną pracownik wróci do pracy. W takim przypadku umowa na zastępstwo zostaje natychmiast rozwiązana, niezależnie od okresu ochronnego, jakim z zasady jest ciąża. Pracownica nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego, ale może pobierać zasiłek macierzyński wypłacany przez ZUS.

Ciężarna pracownica zachowuje prawo do zwolnienia chorobowego maksymalnie do dnia porodu w przypadku, gdy minął termin umowy na zastępstwo. Nie należy jej się natomiast  zasiłek macierzyński przysługujący tylko osobom z podpisaną umową o pracę, która obowiązuje w dniu porodu. Jeśli jednak umowa na zastępstwo zakończy się po porodzie lub w dniu porodu, pracownica zachowuje prawo do wszystkich świadczeń. Jeśli je utraciła, może po urodzeniu dziecka złożyć wniosek o roczne świadczenie rodzicielskie, tzw. kosiniakowe, które przysługuje osobom bezrobotnym.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do 33 miesięcy i limitu 3 umów?

Od 22 lutego 2016 r. obowiązują zmienione przepisy kodeksu pracy (art. 25¹ § 1)

dotyczące limitu zawierania umów na czas określony. Zgodnie z nimi pracodawca może zawrzeć z pracownikiem 3 takie umowy, na czas nie dłuższy niż 33 miesiące. Zasady te nie obejmują jednak umów na zastępstwo. Jeżeli zachodzi więc potrzeba dalszego zatrudnienia zastępcy, pracodawca może podpisać kolejną umowę na zastępstwo. W jej przypadku nie obowiązuje limit umów na czas określony.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do stażu pracy?

Umowa na zastępstwo, zgodnie z przepisami kodeksu pracy, zapewnia pracownikowi te same uprawnienia i przywileje, co zwykła umowa o pracę. Wlicza się więc ją do stażu pracy, podobnie jak wszystkie okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Nieistotny jest przy tym rodzaj zawartej umowy oraz ewentualne przerwy w zatrudnieniu.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do emerytury?

Ponieważ umowa na zastępstwo zapewnia zastępcy te same prawa i przywileje, co umowa o pracę, wlicza się ją także jako okres składkowy uwzględniany przez ZUS przy wyliczaniu przysługującej emerytury.

Czy umowa na zastępstwo wygasa automatycznie?

 Umowy na zastępstwo zawiera się najczęściej na cały okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika zastępowanego, w związku z czym wygasają one automatycznie wraz z upływem tego okresu. Pracodawca może jednak zaproponować zastępcy zawarcie nowej umowy na czas określony, aby można było w komfortowy sposób przekazać obowiązki wracającej do pracy osobie.

W umowach na zastępstwo można zawrzeć także zapis, że pracownik zastępujący jest zatrudniony do czasu powrotu do pracy osoby nieobecnej. W takim przypadku przyjmuje się, że umowa zastępcy wygasa automatycznie w dniu powrotu do pracy zastępowanego. Można przez to rozumieć pierwszy dzień następujący po okresie usprawiedliwionej nieobecności lub dzień faktycznego stawienia się w pracy zastępowanego pracownika. Różnice w interpretacji tego typu zapisów wynikają z faktu, że kwestia ta nie jest jednoznacznie rozstrzygnięta przez przepisy prawa.

Częstym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców jest zapisanie konkretnej daty ustania stosunku pracy w umowie na zastępstwo. Nie jest to jednak polecana praktyka, ponieważ pracownik zastępowany może wrócić do pracy wcześniej niż planował, np. skracając urlop wychowawczy. W takim przypadku obowiązuje termin wypowiedzenia taki jak przy umowie na czas określony.

 Wynagrodzenie – kalkulator brutto-netto Pracuj.pl

Pracownik-zastępca ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego oraz do dodatków, np. za pracę w godzinach nadliczbowych. Wysokość pensji w umowie o pracę określa się w kwocie brutto, od której odlicza się składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Chcąc obliczyć wynagrodzenie „na rękę”, można skorzystać z kalkulatora wynagrodzeń Pracuj.pl: https://zarobki.pracuj.pl/kalkulator-wynagrodzen.