Regulacje prawne dotyczące wypłacania ekwiwalentu za urlop
Kwestię ekwiwalentu regulują dwa akty prawne:
- Kodeks pracy (art. 152-174),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).
Co wchodzi do ekwiwalentu za urlop?
Z artykułu 171 par. 1 Kodeksu pracy dowiadujemy się, że pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w przypadku „niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy”.
Urlop wypoczynkowy – oto dowody, dlaczego warto z niego korzystać
Kiedy nie wypłaca się ekwiwalentu za urlop?
Wygaśnięcie umowy nie zawsze obliguje pracodawcę do wypłacenia rekompensaty. Zatrudniony nie otrzymuje ekwiwalentu, przedłużając umowę z pracodawcą bezpośrednio po tym, gdy poprzednia przestaje obowiązywać. W takiej sytuacji zobowiązany jest wykorzystać przysługujące mu dni wolne do 30. września następnego roku kalendarzowego.
Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu pieniężnego za urlop także wtedy, gdy jest zobowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia za czas urlopu. Zatrudniający ma obowiązek wypłacić kwotę, która stanowi różnicę pomiędzy tym świadczeniem a ekwiwalentem – jeśli ekwiwalent okaże się wyższy.
Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego nie wynika wprost z zapisów kodeksu pracy ani rozporządzenia w sprawie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. Można wywnioskować, że dniem, w którym pracownik powinien otrzymać rekompensatę za niewykorzystany urlop, jest ostatni dzień zatrudnienia (rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy). Taka opinia pojawiła się w wyroku Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00:
„Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.”
Z treścią wyroku można zapoznać się na stronie Sądu Najwyższego: http://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/Orzeczenia3/I%20PK%2027-15-1.pdf.
Od czego liczymy ekwiwalent za urlop?
Zasady, według których wylicza się ekwiwalent za urlop, określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku. Zgodnie z jego zapisami należy zacząć od obliczenia podstawy, która jest sumą następujących składowych:
- Obliczamy podstawę, która składa się ze:
- stałego miesięcznego wynagrodzenia brutto,
- składników przyznawanych miesięcznie w okresie ostatnich 3 miesięcy (w uśrednionej wysokości miesięcznej) oraz składników za okresy dłuższe niż miesiąc, przyznawanych w ciągu ostatnich 12 miesięcy (również w uśrednionej wysokości).
- Ustalamy wysokość współczynnika, który jest sumą wszystkich dni ustawowo wolnych od pracy w danym roku kalendarzowym.
- Dzielimy podstawę przez współczynnik i uzyskujemy stawkę za dzień urlopu (8h). Wykorzystujemy ją do obliczenia wysokości ekwiwalentu za określoną liczbę niewykorzystanych dni urlopu.
Czy ekwiwalent za urlop jest opodatkowany?
Pracodawca od ekwiwalentu za urlop musi odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych.
Czy ekwiwalent za urlop jest ozusowany?
Ekwiwalent za urlop nie jest zwolniony z oskładkowania, a traktowany tak samo jak wynagrodzenie za pracę. Odprowadza się więc od niego składki do ZUS na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Należy wziąć przy tym pod uwagę wysokość stopy procentowej składek na dzień wypłaty ekwiwalentu za urlop. W praktyce oznacza to dzień rozwiązania stosunku pracy, ponieważ w tym dniu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent.
Czy ekwiwalent za urlop jest dochodem?
Ekwiwalent za urlop jest przychodem pracownika. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Ustawa o PIT wymienia jako źródło przychodów:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
- różnego rodzaju dodatki i nagrody,
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
- wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Pracodawca od wypłacanego ekwiwalentu pobiera więc zaliczkę na podatek dochodowy, a następnie wykazuje takie świadczenie w PIT-11 pracownika. Ten zaś musi uwzględnić ekwiwalent za urlop w rocznym zeznaniu podatkowym za rok, w którym nastąpiła jego wypłata.
Czy ekwiwalent za urlop wlicza się do trzynastki?
Trzynasta pensja ma wysokość 8,5% sumy wynagrodzenia rocznego, jakie osiągnął pracownik w roku, za który przysługuje mu tzw. „trzynastka”. Powinna ona uwzględniać wszystkie wypłacone świadczenia ze stosunku pracy, jednak z pewnymi wyjątkami.
Do świadczeń nieuwzględnianych przy wyliczaniu trzynastki należą:
- jednorazowe lub nieregularne wypłaty za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie;
- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i czas przestoju niezawinionego przez pracownika;
- nagrody jubileuszowe;
- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy;
- dodatkowe wynagrodzenie roczne;
- odprawy emerytalne, rentowe lub innego rodzaju;
- wynagrodzenie za okres usprawiedliwionej nieobecności innej niż urlop wypoczynkowy, jak dni opieki nad dzieckiem, urlop okolicznościowy lub szkoleniowy.
Do podstawy wymiaru trzynastki wlicza się natomiast wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego i wynagrodzenie za czas pozostawania bez zatrudnienia przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy. Kwestie te rozstrzyga Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz 14).
Dodatkowe wynagrodzenie roczne – jak obliczyć trzynastą pensję