Czego dowiesz się z artykułu?
• Praca zdalna – koszty pracownika czy pracodawcy?
• Praca zdalna – zwrot kosztów możliwy, ale nie obowiązkowy
• Ekwiwalent za pracę zdalną a podatek dochodowy
Praca zdalna – koszty pracownika czy pracodawcy?
To pracodawca powinien pokrywać koszty energii, wody i wyposażenia w trakcie pracy zdalnej – tak uważa aż 97% specjalistów BHP, którzy wzięli udział w badaniu „Bezpieczeństwo pracy w Polsce 2021” przeprowadzonym przez Koalicję Bezpieczni w Pracy. Innego zdania jest z pewnością wielu pracodawców, którzy przed wybuchem pandemii koronawirusa traktowali home office jako benefit. Nic dziwnego, że trudno jest im pogodzić się z tym, że za to, co kiedyś było przywilejem pracownika, teraz mieliby dodatkowo dopłacać.
Kto zatem ma rację? W ustawie tarczy antykryzysowej występuje zapis o tym, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia narzędzi, materiałów i całej obsługi logistycznej pracy zdalnej. Okazuje się jednak, że przepisy nie nakładają na niego obowiązku zwrotu kosztów za pracę zdalną, takich jak prąd, woda i internet. Wynika to z faktu, iż praca zdalna w rozumieniu Kodeksu pracy (art. 6711, § 1. pkt 3) nie jest telepracą – a tylko za ten sposób wykonywania obowiązków przysługuje ekwiwalent. Po stronie pracodawcy leży zatem jedynie obowiązek pokrywania kosztów zakupu, instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji sprzętu służbowego.
| Nie rzucaj niczego i jedź w Bieszczady! Czy praca poza biurem to nowy trend?
Praca zdalna – zwrot kosztów możliwy, ale nie obowiązkowy
Mimo że polskie prawo nie nakłada na pracodawcę obowiązku zwrotu kosztów pracy zdalnej, to również tego nie zakazuje. W związku z tym zarząd firmy, który chce zrekompensować pracownikowi ponoszone co miesiąc zwiększone wydatki za media, może wspólnie z nim ustalić wypłatę ekwiwalentu za określone narzędzia niezbędne do pracy, takie jak internet, prąd czy woda.
Ustalenia w kwestii praca zdalna a zwrot kosztów powinny być sformalizowane pisemnie – w umowie lub w regulaminie pracy. Na podstawie takiego porozumienia możliwa jest wypłata środków pieniężnych z tytułu kosztów home office w wysokości uzgodnionej przez obie strony – np. w formie zryczałtowanej uśrednionej opłaty za media.
| Praca zdalna pożądana przez pracowników
Ekwiwalent za pracę zdalną a podatek dochodowy
Ponieważ przepisy nie regulują takich kwestii, jak praca zdalna a koszty prądu czy internetu, pojawiają się również wątpliwości co do tego, czy należy zapłacić podatek od ewentualnego ekwiwalentu, który zdecyduje się wypłacać pracodawca.
Według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika dodatki nie stanowią jego przychodu, więc nie są objęte podatkiem dochodowym. Dotyczy to wszystkich świadczeń, niezależnie od ich formy, a to znaczy, że podatku nie zapłacisz również od ekwiwalentu za zwiększone zużycie prądu, wody czy internetu podczas home office. Potwierdza to interpretacja indywidualna, wydana 15.12.2020 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie kwot ekwiwalentu za zużycie internetu i energii elektrycznej pracownikom wykonującym pracę zdalną w czasie epidemii koronawirusa (sygn. 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS).
| Oferty pracy zdalnej – w jakiej branży szukać? Najczęstsze zawody wykonywane w ramach home office
Dla niektórych home office to przywilej, inni zdecydowanie wolą pracować z biura. Niezależnie od tego, co Ty uważasz na ten temat, pamiętaj, że forma wykonywania obowiązków służbowych zależy od pracodawcy, a pracownik nie powinien kwestionować jego decyzji w tym zakresie – chyba że nie ma ku temu możliwości technicznych czy lokalowych. Możesz poprosić o możliwy przy pracy zdalnej zwrot kosztów prądu i innych mediów, ale jeśli go nie uzyskasz, postaraj się cieszyć z innych korzyści home office – w końcu oszczędność czasu oraz pieniędzy za dojazd to także ogromne plusy! A brak dofinansowania być może zostanie zrekompensowany w inny sposób, np. poprzez atrakcyjny pakiet świadczeń pozapłacowych.